Администратор центра "Острова"
Основные задачи администратора —● работа с существующими клиентами центра. Ответ на звонки, сообщения телеграм, личные обращения● обеспечение тренеров и преподавателей постоянным притоком клиентов на занятия, формирование расписаний● прием денег и учет прихода, составление отчетов● контроль качества воды, добавление химии● продажа полуфабрикатов● управление работой хозяюшек
Обзвон клиентов
Обзвон клиентов проводится за день до назначенного визита в стоматологию или бассейн.
Алгоритм обзвона клиентов
1. Определить перечень тех, кого необходимо обзвонить
● Открыть СРМ раздел "Записи"● Выбрать необходимое подразделение. см. инструкцию
РЕКОМЕНДАЦИЯ -- СОСТАВЬТЕ ПАРАЛЛЕЛЬНО СОБСТВЕННЫЙ СПИСОК ДЛЯ ОБЗОВНА НА БУМАГЕ. Так вам проще будет отмечать, кому вы уже отослали уведомление, кто уже ответил (да / нет).2. Разослать стандартное уведомление о времени и месте проведения тренировки (приеме врача)
● Выбрать клиента, зайти в карточку товара● Выбрать способ связи (Telegram или Viber)● Отослать сообщение "Добрий день. Нагадуємо, що на завтра у вас призначено тренування (візити до стоматолога) о ХХ-ХХ (время тренировки) за адресою вул. Багалія, 5 (або інша адреса центру :вул. Полтавський шлях, 169, вул.Валентинівська, 14, вул. О.Олеся,10). Ви будете?"● Отметить в собственном списке, что данному сообщение отослано.● Через некоторое время проверить телеграм или вайбер. Ответ клиента занести в собственный список.
3. Прозвонить тех, кто не ответил на сообщение
Клиентов, которые не ответили на сообщение в течении двух часов желательно обзвонить. Получить от них ответ, будут ли они на тренировке или нет
4. Исправить ошибки в расписании, заполнить образовавшиеся пустоты
Если в расписании возникли "окна" из-за клиентов, которые отказались от визита, эти окна нужно закрыть другими клиентами. Для этого будет необходимо обзвонить соседних (раньше или позже) и предложить им прийти в другое время.
Внести изменения расписания в СРМ5. Отослать полученное расписание тренерам и стоматологам
После окончательного формирования расписания занятий, скопировать фрагмент экрана с расписанием для конкретного тренера и отослать это расписание тренеру по телеграм.
Алгоритм внесения данных о приходе/расходе
1. Принять оплату от клиента
● Оплата может быть наличными или безналичными.● Безналичные платежи проводятся через QR-коды, размещенные на стойке администора● Наличные платежи принимает администратор.
ВАЖНО! Все поступающие деньги раскладываются в отдельные конверты в кассе. Стоматология, бассейн, детский сад, кафе -- все по отдельным конвертам.
Во избежание "потери" денег, желательно делать собственные пометки по факту получения. Потом, когда клиент уйдет можно будет разнести поступления по таблицам.2. Отметить поступление денег в СРМ
• Карточка клиента• Вкладка Финансы - выбрать кошелек (зависит от центра, типа занятий, формы оплаты) - выбрать тип товара (индив., группа, продукция, лікування и т.п.) - указать сумму прихода.Сохранить• В комментариях в карточке клиента -- оставить отметку о получении денег. Указать какая по счету тренировка была проведена
3. Отметить поступление денег в ВКР соответствующего центра
Клиентов, которые не ответили на сообщение в течении двух часов желательно обзвонить. Получить от них ответ, будут ли они на тренировке или нет
4. В начале и в конце дня -- сверить кассу.
Наличные деньги должны соответствовать данным, указанным в ВКР.
Если сумма расходится в начале дня -- задать вопрос администратору-сменщику.
Если сумма расходится в конце дня -- возможно это одна из ваших ошибок1. перепутана наличная и безналичные оплаты. Проверьте по собственным записям.2. путаница из-за попыток дать сдачу (бывает, что нет сдачи и деньги беруться из другого пакета). Проверяйте себя.3. Возможна ошибка в формуле таблицы ВКР -- обратиться к техническому директору -- проверить состояние таблицы.5. В конце дня все наличные спрятать в сейф.
В каждом из центров есть сейф. В конце смены все наличные средства прячутся в нем.
Работа с клиентами ДС
Администратор общается с клиентами ДС
Встреча опоздавших
Опоздавшие дети -- пришедшие после того, как все дети уже вошли в группу. Администратор звонит в группу по внутреннему телефону, вызывает воспитателя или помощника воспитателя. Если родители спешат, администратор помогает ребенку раздеться
Вызов ребенка из группы
Вечером родители приходят в разнобой. Иногда до того, как вся группа вышла на игровую площадку.
Администратор вызывает ребенка по внутреннему телефону.Прием оплаты за ДС
Оплата за ДС может быть по безналу и наличному расчету. В обоих случаях необходимо отметить приход в СРМ и ВКР.
1. Отметка прихода в СРМ- вкладка Клиенты- в строке поиска вводим телефон клиента- выходим в карточку клиента, раздел УГОДИ. Выбираем угоду, отвечающую за период оплаты (текущий учебный год, летний лагерь)- зайти в выбранную угоду- в разделе Фінанси добавить оплату. Правила оформления оплаты такие же. Указывает форму оплаты, кошелек, сумма
2. отметка прихода в ВКР- выбираем необходимую таблицу ВКР центра- отмечаем приход на странице "ДС" и на странице "Итоги" - наличные кладем в соответствующий кошелек
Продажа полуфабрикатов
Администратор может продавать клиентам центров полуфабрикаты. При этом он осуществляет контроль за приходом/расходом товаров и денег.
Учет при оплате за полуфабрикаты
Оплата за полуфабрикаты отмечается в таблице ВКР каждого из центров на странице "Кафе" и "Кафе учет"
Прием товаров на склад (в холодильник)
Прием новой партии полуфабрикатов осуществляет администратор. Он вносит все наименования в таблицу ВКР соответствующего центра на страницу Кафе Учет
Контроль качества воды
Тестирование качества воды необходимо проводить два раза в день — перед тренировками и после них.
Утренний тест - капельный
Капельный тест:1. набрать воды в шприц. Наполнить тестовые колбы2. добавить по 4 капли реагентов в каждую из колб3. сфотографировать и переслать Игорю Александровичу
Утренний тест - электронный
Электронный тест:1. Включить тестер. 2. Добавить воду. Закрыть крышку. Нажать кнопку ТЕСТ3. Добавить таблетку DPD1. Растворить ее в воде. Закрыть крышку. Нажать на кнопку CL. Ожидать 15 секунд. Сфотографировать результат4. Добавить в раствор таблетку DPD3. Растворить ее в воде. Закрыть крышку. Нажать одновременно на кнопки CL и Ph. Ожидать 120 секунд. Сфотографировать результат5. Фотографии отослать Игорю Александровичу.
Контроль температуры воды и воздуха
Каждое утро фотографировать температуру воды и воздуха в бассейне. Результаты отсылать Игорю Александровичу. Возможно он выскажет рекомендации по работе с обогревом.
Добавление химии
По результатам тестов Игорь Александрович может дать рекомендацию по добавлению химии. Вместе с этим он указывает какие именно химикаты и в каком объеме нужно добавлять.
Постановка задач хозяюшкам
Администратор ставит задачи хозяюшкам.
Уборка холла
В холе по мере потребности Хозяюшка протирает пол примерно раз в час. Администратор может вызвать ее, если видит, что после очередного прихода клиентов стало слишком грязно
Уборка стоматологии
Уборка стоматологии производится раз в день после окончания приема.
Уборка туалетов
Уборка туалетов производится по графику, которые устанавливаю для себя хозяюшки самостоятельно.
Уборка воды в бассейне
Главная задача при уборке в бассейне -- удаление воды с пола. Лучше всего это делать во время пересменок, когда одни клиенты выходят, другие заходят. Задача -- убрать воду с пола.
Вынос мусора
В конце дня необходимо вынести мусор из всех мусорных корзин.